Quelques astuces pour imposer votre rythme, pour des réunions de chantier plus apaisées et efficaces !
Après avoir assisté à des dizaines de réunions de chantier, il m’a été difficile de ne pas dresser de comparaison entre une réunion hebdomadaire de suivi d’un projet et une réunion de suivi d’un chantier.
Cet article ne reviendra pas sur les aspects techniques ou esthétiques des points discutés lors des réunions, il y a déjà moult articles à ce sujet et c’est votre spécialité. Nous allons nous concentrer sur les aspects organisationnels qui font la marque de fabrique de kalm.ai et de sa suite d’outils.
Les conseils que nous donnons peuvent être mis en place dès votre prochaine réunion et ne nécessitent pas d’outils particuliers (si ce n’est votre téléphone, une suite bureautique et un bloc-notes).
Un de mes anciens managers disait qu’une bonne réunion de suivi de projet :
Les réunions de chantier étant souvent tôt le matin, cela piquera encore un peu plus au réveil mais cela vous permettra de :
Attention à ne pas démarrer la réunion si vous croisez un entrepreneur qui est déjà sur le chantier.
Il est rare de voir des réunions de chantier qui démarrent à l’heure. Pourtant, c'est une règle simple à mettre en place avec vos interlocuteurs qui pourra vous aider à éviter de courir après le temps le reste de la journée !/p>
Les conditions de transport et de circulation étant ce qu’elles sont, n’hésitez pas à donner des horaires différents en fonction de la ponctualité des intervenants ou à fixer votre réunion à 8h45 plutôt qu’à 8h30.
Un projet peut devenir encore plus complexe quand le billard à trois bandes (MOA, MOE, Entreprise) se dédouble.
Le mieux est de fixer un responsable au sein de chaque entreprise, qui sera à même de prendre des décisions rapidement suite à la réunion. Il n’y a rien de pire que de refaire une réunion de chantier au téléphone avec le responsable du chef de chantier.
Cela vaut aussi pour votre propre organisation dans l’agence. Il est tout à fait possible de se rendre à deux à une réunion de chantier, mais c’est le responsable du projet en question qui doit arriver avec un ordre du jour et rythmer la réunion du début jusqu’à la fin. La deuxième personne peut avoir un rôle de scribe, et apporter des précisions sur certains points précis, mais ne doit pas déplacer la discussion en dehors du fil conducteur de la réunion.
Pour vos clients qui sont en couple, il peut être compliqué de réinstaurer une relation unique après une phase de conception où l’avis des deux est souvent pris en compte. Essayez au plus possible de maintenir un seul interlocuteur dès le démarrage de la phase DCE. Si vous voyez que ce n’est pas possible, deux solutions dégradées existent : une seule conversation whatsapp à trois et une adresse e-mail unique de vos clients.
Un interlocuteur unique ne veut pas forcément dire que c’est lui qui va décider de tout et qui va tout faire. Cela veut dire qu’il y a une seule porte d’entrée par partie mais qu’il peut tout à fait dispatcher et/ou discuter de certaines tâches de son côté.
Chaque entreprise arrive souvent avec sa propre urgence et ses propres priorités. La réunion part alors dans tous les sens et certains points de l’agenda sautent. Dites vous bien que dans une réunion de chantier, tout doit être abordé mais avec structure, ordre et de façon méticuleuse.
Le monde du bâtiment sait se montrer dur avec les débutants, n’oubliez pas que c’est vous qui avez été désigné comme responsable du suivi de ce chantier.
Ne vous méprenez pas non plus, gérer un projet ne veut pas dire être expert dans tous les sujets du chantier. Votre métier n’est pas de tout savoir mais de pouvoir interroger la bonne personne au bon moment pour résoudre un problème donné.
Poser une question sur un aspect technique incompris ne doit pas vous faire peur ni vous faire honte, aucune entreprise n’a jamais tué personne pour une question. En plus de compléter votre apprentissage, cela vous permettra d’être plus à l’aise pour expliciter certains points à vos clients.
Comme beaucoup de conseils que nous donnons, le plus important pour le suivi de chantier c’est de maintenir le rythme tout au long du chantier. Chaque semaine vous devez revenir avec la To Do et battre la mesure jusqu’à ce que les dernières réserves soient levées. Une action, un responsable et une date : ce triptyque doit devenir votre nouveau mantra.
La gestion des réunions de chantier peut être un défi complexe pour les architectes, même les plus expérimentés. Bien que l'expérience et le terrain puissent vous aider à progresser au fil du temps, le secteur de la construction est connu pour son lot d'imprévus et de complexités. Nous faisons le pari qu’il est possible de simplifier les choses en expérimentant quelques techniques, et cela peut commencer sur un seul chantier dont vous avez la responsabilité. Pas besoin de technologies extraordinaires, juste un bon fichier Excel et un peu de rigueur. Le plus important reste et restera de tenir le triptyque : tâche, responsable et date !
Pour vous aider, j’ai créé un petit template google sheet très simple qui vous permettra de commencer votre liste de tâches pour votre projet.
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Plus qu'un simple outil, kalm* vous aide dans la structuration et le développement de votre activité. Nous vous offrons des clés de lecture compréhensibles et applicables sans attendre pour mieux organiser vos projets et votre activité, peu importe les outils que vous utilisez !
