Votre agenda : l’antidote anti-charette

Il existe énormément de lectures au sujet de la productivité, l’idée de cet article n’est pas de partir dans des envolées lyriques, bien au contraire : voici 4 astuces simples et très concrètes issues de mon expérience qui vous donneront des pistes d’amélioration de votre quotidien grâce à votre agenda.

Chez Kalm, nous aspirons à vous donner des clés de lecture d’organisation compréhensibles et applicables dès demain sur vos projets et dans vos agences, peu importe les outils que vous utilisez.

1/ Organisez votre agenda selon votre rythme personnel

Le premier secret d’un agenda qui tient sur la durée, c’est sa compatibilité avec votre rythme personnel. Analysez vos préférences et essayez de faire cet exercice le plus honnêtement possible ! Voici quelques questions pour vous aider :

• Êtes vous plutôt efficace le matin ou le soir ?
• Préférez-vous espacer les rendez-vous ou les concentrer à la suite ?
• Préférez-vous prendre du temps pour le déjeuner, ou faire une pause courte et finir plus tôt ?
• S’il faut faire des grosses journées, plutôt en début ou en fin de semaine ?
• À partir de / jusqu’à quelle heure pouvez-vous travailler confortablement ?

En fonction de ces contraintes, bloquez les créneaux dont vous avez besoin : une pause d’une heure le midi, du temps pour soi avant telle heure le matin, et/ou après telle heure le soir… Pour mieux maîtriser le temps que vous prend votre vie pro, utilisez votre agenda comme un outil pour “sacraliser” du temps perso !

2/ Prenez (beaucoup) d’avance sur votre planning

Ne pas se laisser surprendre par des tâches, est un autre élément clé pour rester maître de son temps. Vous ne serez donc pas choqués si j’insiste sur l’idée que la gestion de projet nécessite de l’anticipation et de la visibilité !

• J’essaye d’avoir une visibilité à J+7 sur les grosses tâches à faire, les jalons importants, ou les interlocuteurs à “faire bouger” — et je les ajoute dans mon agenda. Par exemple, j’essaie de prévoir les réunions importantes une semaine à l’avance, pour avoir le temps de préparer.
• En cas de rendez-vous ou de rendu important, essayez de garder un temps “tampon”. Par exemple, si vous avez une réunion client un vendredi matin, bloquez le temps pour faire un premier rendu le mercredi après-midi plutôt que le jeudi, cela vous laissera une journée entière pour réaliser des modifications.
• Ensuite, je remplis mon agenda à J+2 avec les tâches à réaliser à plus court terme. Ainsi je connais mon planning assez précisément sur les deux prochains jours et je risque beaucoup moins d’être pris par surprise au dernier moment par une tâche.
• Tout ce qui a été écrit ci-dessus est bien entendu valable pour des réunions en interne : fixez-vous des échéances et bloquez le temps nécessaire dans votre agenda pour réaliser les tâches.

3/ Gardez du temps pour l’imprévu

Votre quotidien est rempli d’aléas imprévisibles, particulièrement en phase de suivi de chantier. Par définition, ces urgences ne peuvent pas être prévues, mais cela peut tout à fait se “prévoir” dans un agenda :

Espacez vos rendez-vous et bloquez quelques quarts d’heures au sein de la journée afin de vous garder du temps pour résoudre des aléas de dernière minute. Même si le créneau n’est pas exact, et même si vous n’en aurez pas toujours besoin, cela vous permettra de ne pas avoir à finir toute votre journée en retard les quelques fois où un imprévu arrivera !

4/ Fonctionnez par créneaux

Quand vous préparez votre agenda, réfléchissez au temps qui sera nécessaire pour chaque tâche et bloquez-le (en une ou plusieurs fois) avant la date de rendu.

Lorsque vous vous rendez-compte que le temps prévu était trop court, souvenez-vous du principe de Pareto pour prioriser votre travail et aller à l’essentiel. Je développerai cette technique dans un prochain article de notre blog.

Pour ne pas perdre le fil de votre journée, essayez autant que possible de tenir le temps imparti dans vos créneaux. Et avec l’expérience, vous ajusterez de mieux en mieux le temps nécessaire pour chaque tâche.

Prévoyez toujours quelques minutes de marge pour vos rendez-vous, surtout lorsque des transports sont nécessaires ! Par exemple, pour une réunion à 9h, je prévois mon trajet pour arriver à 8h55 sur le lieu de rendez-vous.

Si vos interlocuteurs sont souvent en retard, gardez quelques tâches rapides à réaliser sous le coude pour les moments d’attente. Par exemple, je prévois toujours quelques messages ou e-mails à traîter pour éviter que cela soit du temps perdu :)

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Comment faire pour mettre en place ces conseils dès la semaine prochaine ?

Vendredi après-midi

J’arrête de travailler 30 minutes avant mon départ habituel

• Je relis cet article pour avoir les conseils en tête
• Je regarde mon agenda de la semaine prochaine et applique le premier conseil : ajouter mes préférences et contraintes personnelles dans mon planning.
• Je fais un tour d’horizon des projets en cours et des tâches à effectuer lundi et mardi, et je les ajoute dans l’agenda en un ou plusieurs créneaux par tâche..
• Si j’ai besoin de collaborer sur certains projets, j’invite des collaborateurs sur un créneau et je bloque un moment en avance pour préparer la réunion.
• Je me garde 1h à 1h30 par jour en fonction de la phase, pour faire à d’éventuelles urgences (suivi de chantier, réserves à lever, coup de chaud sur les derniers éléments de l’APD…).

Lundi soir

Je pars 10 minutes après mon heure habituelle

• Je fais une revue de ma journée et des tâches effectuées, et je prévois du temps pour réaliser ce qui n’a pas été terminé.
• Je modifie mon agenda de mardi en fonction, et j’ajoute des créneaux de travail pour mercredi.

Dans un prochain article, je détaillerais quelques tips d’utilisation de google agenda très concrets comme les libellés et l’envoi programmé de messages.

N’hésitez pas à nous écrire, à nous poser vos questions et à nous suggérer des articles en nous contactant ici !

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