#Organisation #Outils
Pourquoi et comment appliquer la méthode Inbox Zero quand on est archi ?
Quelques astuces qui vous permettront de garder votre boîte de réception (et votre esprit) en ordre.
Quelques astuces qui vous permettront de garder votre boîte de réception (et votre esprit) en ordre.
Dans ses projets, l’architecte a un rôle de coordinateur — c'est particulièrement visible dans les phases d'exécution. Pour cela, la communication par email a un rôle central, pour faire avancer nombre d’interlocuteurs. Relances, urgences... il ne faut rien laisser de côté, sans oublier votre propre todo ! L'inbox zéro vous aidera à devenir une sorte de “chasse-neige” sur vos projets sans vous laisser dépasser.
Avec plus d’un million d’articles référencés sur Google sur le sujet, tout a été écrit, dit et redit concernant le zéro inbox, ses bénéfices, et ses défauts. Pour autant, j’ai remarqué que les articles étaient très génériques, or chaque métier est différent. Et surtout, qu’ils manquaient de règles simples et concrètes pour passer de la théorie à la pratique. Étant adepte du principe depuis désormais 5 ans et ayant observé nombre d'interactions sur des projets d’architecture, j'ai rassemblé quelques .
L'idée de base est très simple : partant du principe que chaque e-mail entrant nécessite une potentielle action, vous videz votre boîte de réception à une fréquence régulière (disons, tous les soirs) en vous assurant que chaque message soit traité ou planifié pour un traitement ultérieur.
En pratique, cela peut être tous les soirs (la version la plus courante), mais la méthodologie peut très bien s'adapter autrement selon votre contexte et votre niveau d'exigence : 1 jour sur deux par exemple.
Vous l'aurez compris, cela ne signifie pas du tout qu'il faut répondre à chaque e-mail en temps réel — c'est même le contraire !
Chaque soir, ma boîte de réception est vide, et cela signifie que : j’ai relancé les personnes qui devaient l’être, répondu à chaque e-mail où une réponse de ma part était attendue, et mis en attente les e-mails reçus ou envoyés qui n’étaient pas urgents.
Je ne réponds pas à tous mes e-mails tous les jours, mais je fais en sorte qu’ils réapparaissent dans ma boîte e-mail des non lus à un moment où je prendrai le temps de les traiter.
Mettre en place cette méthodologie permet de servir 2 objectifs principaux, que je trouve particulièrement intéressants quand on est architecte ou designer d'intérieur :
On peut trouver une certaine satisfaction immédiate dans le fait de nettoyer sa messagerie, et on pourrait presque prendre goût à passer du temps à trier ses e-mails dans des libellés bien propres...
Et c'est là que peut s'installer le piège de l'illusion de la productivité : bien trier ses e-mails, ce n'est pas une fin en soi. Et répondre rapidement ne fait pas avancer les projets.
Pour ne pas tomber dans le piège, il suffit de se rappeler son objectif : cette méthodologie est un moyen parmi d'autres de ne rien oublier, pour obtenir plus de sérénité et de professionnalisme dans son organisation. C'est tout !
Pour mettre en place la méthodologie, vous allez utiliser un certain nombre d'outils qui sont présents dans la plupart des clients e-mail :
Sur WhatsApp, je fonctionne encore plus simplement :
Vendredi après-midi :
Chaque soir de la semaine, 15 minutes :
Le premier soir sera le plus dur, mais tenez bon et “dépilez” votre boîte de réception Tout ne se joue pas au début, loin de là : soyez marathonien plutôt que sprinter. Après une semaine, vous en verrez déjà les premiers bénéfices ! Maintenez la cadence, c'est comme ça que le concept de l'inbox zéro devient utile !
Pour aller plus loin sur le sujet, consultez ces articles sur les blogs de Asana, Trello et du CRM Hubspot.
Plus qu'un simple outil, kalm* vous aide dans la structuration et le développement de votre activité. Nous vous offrons des clés de lecture compréhensibles et applicables sans attendre pour mieux organiser vos projets et votre activité, peu importe les outils que vous utilisez !
